BAB 3

 PERANGKAT DAN ALAT TRANSAKSI PENJUALAN

Pengertian Perangkat Transaksi

Perangkat transaksi adalah seluruh alat, media, dan sistem yang digunakan untuk mencatat, memproses, dan menyelesaikan transaksi penjualan jasa antara penyedia layanan kecantikan dan pelanggan. Perangkat ini membantu memastikan bahwa proses pembayaran berjalan teratur, akurat, aman, dan terdokumentasi dengan baik.

Dalam bisnis kecantikan dan spa, perangkat transaksi tidak hanya berkaitan dengan pembayaran, tetapi juga mencakup pencatatan layanan, penjadwalan, hingga bukti transaksi yang diberikan kepada pelanggan.

Fungsi Utama Perangkat Transaksi

1. Mencatat layanan yang diterima pelanggan,(misalnya: facial, hair spa, smoothing, paket spa).

2. Menghitung total biaya,termasuk diskon, pajak, atau promo.

3. Memproses pembayaran baik tunai, transfer, QRIS, e-wallet, maupun kartu debit/kredit.

4. Menyimpan data transaksi,sebagai laporan harian, mingguan, atau bulanan.

5. Memberikan bukti pembayaran berupa struk fisik atau digital.

6. Menghitung, dan melaporkan transaksi penjualan.

2. Jenis Perangkat Transaksi Penjualan

A. Nota / Invoice Manual

Nota atau Invoice Manual adalah bukti transaksi tertulis yang dibuat secara manual (ditulis tangan atau menggunakan formulir cetak) untuk mencatat kegiatan penjualan barang atau jasa. Dalam usaha jasa kecantikan, nota digunakan untuk mencatat layanan yang diberikan, harga layanan, serta total pembayaran yang harus dibayarkan oleh pelanggan.

Fungsi Nota / Invoice manual

1)   Sebagai Bukti Transaksi
Menjadi dokumen resmi bahwa pelanggan telah menerima layanan atau produk dengan jumlah pembayaran tertentu.

2)   Sebagai Alat Pembukuan
Memudahkan pemilik usaha dalam melakukan pencatatan pemasukan harian, mingguan, atau bulanan.

3)   Sebagai Dokumen Pelaporan Pajak
Berguna ketika usaha telah masuk kategori wajib pajak.

4)   Sebagai Media Informasi
Memberikan detail layanan, harga, tanggal transaksi, dan nama pelanggan.

5)   Sebagai Alat Kontrol Usaha
Menghindari kesalahan hitung dan kecurangan dalam transaksi

Karakteristik Nota / Invoice Manual yang Baik

1)  Ditulis dengan jelas, rapi, dan mudah dibaca.

2)  Menggunakan nomor nota sebagai identitas dan pengurutan transaksi.

3)  Memuat informasi lengkap dan akurat, seperti harga layanan dan jumlah pembayaran.

4)  Diberikan kepada pelanggan sebagai bukti transaksi.

5)  Disimpan oleh pemilik usaha sebagai arsip pembukuan.

Komponen Utama dalam Nota / Invoice Manual

Nota atau invoice manual harus disusun secara jelas dan lengkap agar dapat berfungsi sebagai bukti transaksi yang sah. Setiap nota perlu memuat beberapa komponen penting yang menjadi informasi dasar dalam proses penjualan jasa maupun produk. Komponen-komponen tersebut membantu pemilik usaha, petugas salon, maupun pelanggan untuk memahami rincian transaksi yang dilakukan.

Komponen pertama adalah identitas usaha, yang biasanya berisi nama salon atau tempat usaha, alamat lengkap, serta nomor kontak yang dapat dihubungi. Informasi ini memberi kejelasan kepada pelanggan mengenai asal nota dan memudahkan komunikasi jika ada kebutuhan lanjutan.

Selanjutnya, setiap nota harus memiliki nomor nota atau nomor invoice. Nomor ini berfungsi sebagai kode identifikasi untuk memudahkan pencatatan dan pelacakan transaksi. Dengan adanya nomor nota, pemilik usaha bisa menelusuri transaksi tertentu dengan cepat apabila diperlukan.

Komponen berikutnya adalah tanggal transaksi, yaitu waktu ketika layanan diberikan atau ketika pembayaran dilakukan. Tanggal menjadi acuan penting dalam pembukuan harian, mingguan, maupun bulanan.

Dalam beberapa kasus, nota juga memuat identitas pelanggan, seperti nama dan nomor telepon. Meski sifatnya opsional, informasi ini bermanfaat untuk penelusuran riwayat layanan atau saat pelanggan mengajukan komplain.

Bagian inti dari nota adalah rincian layanan atau produk. Pada bagian ini dicantumkan jenis layanan yang diberikan, jumlah produk (jika ada), harga masing-masing layanan, serta subtotalnya. Pencatatan yang rinci akan memudahkan pelanggan memahami biaya yang mereka bayarkan.

Setelah itu, dicantumkan total pembayaran, yang terdiri dari subtotal keseluruhan, potongan harga apabila ada diskon, serta total akhir yang wajib dibayar oleh pelanggan. Bagi usaha yang telah terdaftar sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP), komponen pajak juga harus disertakan.

Komponen selanjutnya adalah metode pembayaran, seperti tunai, transfer bank, atau QRIS. Informasi ini membantu pemilik usaha melakukan rekonsiliasi pembayaran dan memastikan tidak terjadi selisih kas.

Beberapa usaha menambahkan tanda tangan petugas sebagai pengesahan nota. Meskipun opsional, tanda tangan memberikan validasi bahwa transaksi telah dicek oleh petugas yang bertanggung jawab.

Secara keseluruhan, komponen-komponen ini memastikan bahwa nota atau invoice manual menjadi dokumen transaksi yang tertib, jelas, dan dapat dipertanggungjawabkan baik kepada pelanggan maupun pihak usaha.

B. Mesin Kasir

       Mesin Kasir adalah sebuah perangkat yang digunakan untuk mencatat, menghitung, dan memproses transaksi penjualan dalam suatu usaha. Mesin ini membantu mempercepat pelayanan kepada pelanggan serta mempermudah pencatatan keuangan usaha.

Dalam konteks usaha jasa kecantikan, mesin kasir berfungsi untuk menghitung pembayaran layanan, mencetak struk transaksi, menyimpan data penjualan, dan membantu pemilik usaha mengontrol pemasukan harian. Mesin kasir dapat berupa mesin manual, elektronik, ataupun berbasis komputer (POS).

         Secara umum, mesin kasir memiliki fungsi utama sebagai berikut:

1.     Mencatat transaksi penjualan dengan akurat.

2.     Menghitung total pembayaran, termasuk diskon atau pajak.

3.     Menyimpan uang tunai di dalam laci kasir.

4.     Mencetak struk transaksi sebagai bukti pembayaran.

5.     Mendata total penjualan untuk keperluan laporan harian atau bulanan.

Mesin kasir digunakan pada salon -salon yang sibuk untuk menghitung nol, out put struk otomatis dan dapat untuk menyimpan data penjualan

C. Aplikasi POS Digital

Aplikasi POS (Point of Sale) Digital adalah sebuah sistem kasir berbasis teknologi yang digunakan untuk mengelola transaksi penjualan secara lebih modern, cepat, dan terintegrasi. POS Digital tidak hanya menggantikan fungsi mesin kasir manual, tetapi juga menyediakan fitur-fitur pengelolaan bisnis yang lengkap dan otomatis.

POS Digital biasanya berbentuk aplikasi yang dapat diakses melalui smartphone, tablet, komputer, atau perangkat kasir khusus, sehingga sangat praktis digunakan dalam berbagai jenis usaha termasuk usaha jasa kecantikan, salon, barbershop, klinik kecantikan, dan retai ontoh: Kasir Pintar, Moka POS, Pawoon 

Kelebihan Aplikasi Pos digital

1.  Pencatatan Otomatis

Aplikasi POS Digital memungkinkan seluruh transaksi penjualan tercatat secara otomatis tanpa perlu menulis manual. Setiap layanan atau produk yang dipilih akan langsung masuk ke sistem, termasuk harga, jumlah, dan waktu transaksi. Hal ini meminimalkan risiko kesalahan hitung, mempercepat proses pelayanan pelanggan, serta memastikan data penjualan tersimpan dengan rapi dan aman.

2. Laporan Harian/Mingguan

Salah satu keunggulan POS Digital adalah kemampuannya menghasilkan laporan penjualan secara otomatis dalam bentuk harian, mingguan, bahkan bulanan. Pemilik usaha tidak perlu lagi menghitung pemasukan secara manual. Laporan ini dapat menampilkan jumlah transaksi, layanan yang paling sering dipilih, total pemasukan, dan performa usaha. Fitur ini sangat membantu dalam evaluasi dan pengambilan keputusan bisnis.

3. Rekap Omzet

POS Digital menyediakan fitur rekap omzet yang praktis dan akurat. Semua pendapatan dari berbagai layanan atau produk akan dijumlahkan otomatis sehingga pemilik salon dapat mengetahui total pemasukan pada periode tertentu. Rekap omzet yang jelas sangat penting untuk memonitor perkembangan usaha, menghitung keuntungan, dan menyusun strategi penjualan di masa mendatang.

4. Bisa Mencatat Metode Pembayaran

Aplikasi POS Digital dapat mencatat berbagai metode pembayaran, seperti tunai, transfer bank, QRIS, debit/kredit, atau dompet digital. Dengan adanya pilihan metode pembayaran, proses transaksi menjadi lebih fleksibel dan nyaman bagi pelanggan. Selain itu, data pembayaran yang tercatat dengan jelas memudahkan pemilik usaha dalam melakukan rekonsiliasi kas dan memastikan tidak ada selisih atau kekeliruan.

D. QRIS

Pembayaran digital menggunakan QR Code telah menjadi salah satu metode transaksi yang paling praktis dan populer di berbagai usaha, termasuk di bidang kecantikan seperti salon, barbershop, klinik kecantikan, maupun layanan make up. Metode ini memudahkan pelanggan dalam melakukan pembayaran tanpa harus menggunakan uang tunai atau kartu, sehingga transaksi menjadi lebih cepat, higienis, dan aman.

Dalam dunia kecantikan, pelayanan yang cepat dan nyaman sangat penting untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, penggunaan QR Code sebagai metode pembayaran memberikan banyak keuntungan. Pelanggan hanya perlu memindai (scan) kode QR yang disediakan oleh salon menggunakan aplikasi e-wallet atau mobile banking. Setelah itu, jumlah pembayaran dapat langsung dikonfirmasi, dan transaksi otomatis tercatat di sistem.

Pembayaran digital dengan QR Code juga mengurangi kesalahan dalam pengembalian uang, mempercepat proses check-out, serta membantu mengurangi antrian di kasir. Selain itu, sistem ini sangat mendukung pencatatan keuangan salon karena data pembayaran tercatat secara otomatis dan dapat direkap kapan saja.

Bagi pemilik usaha kecantikan, penggunaan QR Code merupakan langkah modernisasi layanan yang membuat salon terlihat lebih profesional dan mengikuti perkembangan teknologi. Metode ini juga lebih aman karena meminimalkan risiko kehilangan uang tunai dan memudahkan pemantauan pemasukan harian.

Dengan menggunakan pembayaran digital QR Code, usaha kecantikan dapat memberikan pengalaman transaksi yang nyaman, cepat, dan modern bagi pelanggan, serta meningkatkan efisiensi operasional usaha secara keseluruhan.

Kelebihan Pembayaran Digital (QR Code)

Penggunaan pembayaran digital berbasis QR Code dalam bidang kecantikan memberikan banyak keuntungan bagi pelanggan maupun pemilik usaha. Dalam pengelolaan layanan salon, barbershop, dan klinik kecantikan, metode pembayaran ini semakin diminati karena mampu meningkatkan efisiensi sekaligus memberikan pengalaman transaksi yang lebih modern.

1. Proses Pembayaran Lebih Cepat dan Praktis

Pelanggan cukup membuka aplikasi e-wallet atau mobile banking dan melakukan scan QR Code. Transaksi selesai dalam hitungan detik tanpa perlu uang tunai atau mencari kembalian.

2. Mengurangi Kesalahan Transaksi

Tidak ada lagi salah hitung, kekurangan kembalian, atau pencatatan manual. Nominal pembayaran tercatat otomatis sehingga lebih akurat.

3. Lebih Higienis dan Aman

Di lingkungan kecantikan yang mengutamakan kebersihan, metode non-tunai sangat membantu mengurangi kontak fisik. Selain itu mengurangi risiko uang hilang atau kas tidak seimbang.

4. Meningkatkan Profesionalisme Salon

Salon atau usaha kecantikan yang menyediakan pembayaran digital terlihat lebih modern dan mengikuti perkembangan teknologi, sehingga meningkatkan kepercayaan pelanggan.

5. Rekap Transaksi Otomatis

Setiap pembayaran langsung tercatat di aplikasi. Pemilik salon dapat melihat pemasukan harian, mingguan, dan bulanan tanpa repot menghitung manual.

6. Memudahkan Pengelolaan Keuangan

Dengan riwayat pembayaran yang tersimpan, pemilik usaha dapat memantau omzet, membuat laporan, dan mengatur strategi penjualan dengan lebih baik.

7. Banyak Metode yang Dapat Digunakan

QR Code mendukung berbagai aplikasi pembayaran seperti Dana, OVO, ShopeePay, GoPay, bahkan mobile banking. Pelanggan bebas memilih metode yang paling nyaman.

8. Mengurangi Risiko Penipuan

Transaksi lebih aman karena sistem mengonfirmasi pembayaran secara real-time. Tidak ada uang palsu, selisih kas, atau transaksi tidak tercatat

E. Mesin EDC

Mesin EDC (Electronic Data Capture) adalah perangkat elektronik yang digunakan untuk memproses transaksi pembayaran menggunakan kartu debit, kartu kredit, dan kartu ATM. Mesin ini biasanya terhubung dengan bank atau penyedia layanan pembayaran sehingga setiap transaksi dapat diproses secara otomatis dan real-time.

Dalam usaha kecantikan seperti salon, barbershop, atau klinik kecantikan, Mesin EDC berfungsi untuk mempermudah pelanggan yang ingin melakukan pembayaran non-tunai. Dengan hanya menggesek, memasukkan, atau menempelkan kartu pada mesin, transaksi dapat selesai dalam beberapa detik. Mesin EDC umumnya mendukung teknologi chip & PIN, magnetic stripe (gesek), serta NFC/contactless.

Fungsi Mesin EDC

Mesin EDC memiliki peran penting dalam mendukung kelancaran transaksi non-tunai di berbagai jenis usaha, termasuk pada bidang kecantikan seperti salon, barbershop, dan klinik perawatan. Mesin ini membantu mempermudah proses pembayaran menggunakan kartu debit maupun kartu kredit sehingga pelanggan dapat menyelesaikan transaksi dengan cepat, aman, dan nyaman.

Salah satu fungsi utama mesin EDC adalah memproses pembayaran kartu secara otomatis. Dengan memasukkan atau menempelkan kartu ke perangkat, sistem akan mengirimkan data transaksi ke bank untuk diverifikasi. Proses ini berlangsung dalam hitungan detik sehingga sangat efisien dan mengurangi waktu tunggu pelanggan di kasir.

Selain itu, mesin EDC berfungsi untuk mengurangi penggunaan uang tunai. Hal ini memberikan keuntungan bagi salon karena dapat meminimalkan risiko kehilangan, uang palsu, atau kesalahan dalam memberikan kembalian. Untuk pelanggan, pembayaran menggunakan kartu terasa lebih praktis dan aman, terutama untuk transaksi dengan nominal besar.

Fungsi lainnya adalah mencatat riwayat transaksi secara otomatis. Setiap pembayaran yang diproses melalui mesin EDC akan tersimpan dalam sistem bank serta muncul di laporan merchant. Hal ini sangat membantu pemilik usaha kecantikan dalam melakukan pembukuan, mengecek pemasukan harian, dan memantau arus transaksi tanpa harus menghitung secara manual.

Mesin EDC juga berfungsi untuk meningkatkan profesionalisme layanan. Salon yang menyediakan opsi pembayaran melalui EDC dianggap lebih modern dan terpercaya oleh pelanggan. Dengan kemudahan berbagai metode pembayaran, usaha dapat memberikan pengalaman bertransaksi yang lebih nyaman dan fleksibel.

Secara keseluruhan, mesin EDC memberikan manfaat besar dalam mendukung operasional usaha kecantikan melalui kecepatan, keamanan, dan ketepatan dalam setiap transaksi yang dilakukan

Secara ringkas fungsi EDC adalah Memproses pembayaran kartu debit/kredit dengan cepat.,Mengurangi penggunaan uang tunai, sehingga transaksi lebih amanMencatat riwayat transaksi secara otomatis di sistem bank atau merchant, Mempercepat pelayanan pada kasir salon atau klinik kecantikan.Mengurangi risiko uang palsu atau selisih kas.

Cara Kerja Mesin EDC adalah sebagai berikut :Petugas memasukkan nominal pembayaran pada mesin.,Pelanggan memasukkan atau menempelkan kartu pada EDC, Pelanggan memasukkan PIN atau melakukan verifikasi sesuai metode kartu.Mesin memproses transaksi melalui jaringan bank.

Kelebihan Penggunaan Mesin EDC

 Kelebihan Penggunaan Mesin EDC di Bidang Kecantikan antara lain : Lebih profesional dan meningkatkan kepercayaan pelanggan,Transaksi cepat dan akurat, cocok untuk salon dengan banyak pelanggan,Aman, karena tidak memerlukan uang tunai,Memudahkan pembukuan, karena setiap transaksi tercatat otomatis,Mendukung berbagai jenis kartu, memberikan kemudahan bagi pelanggan.

Contoh Penggunaan di Salon

Pembayaran layanan seperti facial, hair spa, manicure, atau make up.,Pembelian produk kecantikan yang dijual di salon.,Pembayaran paket perawatan dengan nilai besar sehingga lebih nyaman dengan kartu.

F. Alat Bantu Administrasi

Alat Bantu Administrasi adalah peralatan yang digunakan untuk membantu dan mempermudah proses administrasi dalam suatu organisasi atau bisnis. Berikut adalah penjelasan tentang alat bantu administrasi yang disebutkan:

1. Laptop/PC: Laptop atau PC (Personal Computer) adalah alat bantu administrasi yang paling umum digunakan. Dengan laptop/PC, Anda dapat melakukan berbagai tugas administrasi seperti membuat dokumen, mengelola data, dan melakukan perhitungan.

2. Excel: Excel adalah program spreadsheet yang digunakan untuk mengelola data dan melakukan perhitungan. Dengan Excel, Anda dapat membuat tabel, grafik, dan laporan yang membantu dalam proses administrasi.

3. Buku Kas Harian: Buku kas harian adalah alat bantu administrasi yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan harian. Dengan buku kas harian, Anda dapat memantau arus kas dan melakukan rekonsiliasi keuangan.

4. Kalkulator: Kalkulator adalah alat bantu administrasi yang digunakan untuk melakukan perhitungan matematika. Dengan kalkulator, Anda dapat melakukan perhitungan cepat dan akurat.

5. Form Laporan Penjualan: Form laporan penjualan adalah alat bantu administrasi yang digunakan untuk mencatat dan melaporkan penjualan. Dengan form laporan penjualan, Anda dapat memantau penjualan dan melakukan analisis penjualan

3. Prosedur Transaksi Penjualan

Tujuan: Untuk memastikan bahwa transaksi penjualan dilakukan dengan benar, efisien, dan efektif, serta memenuhi kebutuhan pelanggan.Ruang Lingkup: Prosedur ini berlaku untuk semua transaksi penjualan yang dilakukan oleh perusahaan.

Prosedur transaksi penjualan

1. Persiapan

Membuka aplikasi kasir / buku nota untuk memulai transaksi penjualan.- Menyiapkan daftar harga untuk memastikan harga yang akurat.- Menyiapkan QRIS atau EDC untuk memudahkan pembayaran non-tunai.

2. Input Transaksi

Mencatat layanan yang dipilih pelanggan dengan teliti,- Memasukkan harga sesuai daftar harga yang telah disiapkan.

3. Pembayaran

Memberikan pilihan pembayaran kepada pelanggan: tunai, transfer, kartu, atau QRIS,- Menerima pembayaran dan memberikan bukti pembayaran kepada pelanggan.

4. Dokumentasi Penjualan

Merekap transaksi penjualan pada buku laporan atau aplikasi,- Menyimpan struk atau invoice sebagai bukti transaksi.

Dokumen yang Digunakan: Aplikasi kasir / buku nota,,Daftar harga,, QRIS atau EDC,, Buku laporan / aplikasi,, Struk / invoice. Waktu Proses: Persiapan: 1 menit,, Input Transaksi: 2 menit,, Pembayaran: 2 menit,Dokumentasi Penjualan: 1 menit,Total waktu proses: 6 menit

Peran dan Tanggung Jawab: Kasir: Melakukan persiapan, input transaksi, pembayaran, dan dokumentasi penjualan.,Manajer: Mengawasi proses penjualan dan memastikan bahwa prosedur penjualan diikuti dengan benar,Revisi dan Perubahan, Prosedur ini dapat direvisi atau diubah jika diperlukan, Perubahan harus disetujui oleh Manajer

4. Contoh Penerapan dalam Pembelajaran